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Daten-Panne beim Landkreis – Akten landeten im Altpapier

13. Januar 2016
Nachdem am Dienstag Fehler bei der Vernichtung von vertraulichen Akten bekannt wurden, geht die Sachverhaltsklärung in der Verwaltung weiter. Symbolfoto: Werner Heise
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Landkreis. Nachdem am Dienstag Fehler bei der Vernichtung von vertraulichen Akten bekannt wurden (regionalHeute.de berichtete), geht die Sachverhaltsklärung in der Verwaltung weiter.

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Feststeht, dass die Aktenvernichtung, die beim Landkreis Goslar praktiziert wird, in einem letzten Schritt fehlerhaft war. Es ist nun bekannt, dass der zuständige Mitarbeiter im November 2015 fälschlicherweise die vertraulichen Papiere der Altpapierentsorgung zugeordnet hat. „Wir bedauern diesen Fehler zutiefst“, so Landrat Thomas Brych. Insgesamt fanden im Jahr 2015 achtzehn Entsorgungsfahrten zu der Papierfabrik statt. Eine belastbare Anzahl von Akten lässt sich für den gesamten Zeitraum nicht ermitteln. Für die Entsorgungsfahrt im November ist aber eine Menge im dreistelligen Bereich anzunehmen. Da bislang keine weiteren Hinweise auf einen Datenschutzmissbrauch bekannt geworden sind, geht die Kreisverwaltung von einem Einzelfall aus. „Sowohl digital als auch analog sind wir im Bereich des Datenschutzes sehr gut aufgestellt. Umso härter trifft uns dieser Vorfall“, so Brych weiter. Seit 2013 werden sensible Vorgänge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in gesonderten Mülleimern entsorgt, in einem separaten und verschlossenen Raum gesammelt und bis zur Entsorgung aufbewahrt. Altakten, die zur Vernichtung bestimmt sind werden dort ebenfalls verwahrt. Ein Mitarbeiter fährt dann damit zur Papierfabrik. Im Regelfall soll das sensible Schriftgut direkt in ein Wasserbad gegeben, dort gelöst und dem Wirtschaftskreislauf wieder zugeführt werden. Die Papierfabrik bietet neben dieser Methode auch die Abgabe von Altpapier auf ihrem Betriebsgelände an. Die Stelle zur Altpapierabgabe ist zu den Öffnungszeiten für jedermann zugänglich. Als Konsequenz des Vorfalls wurde die Vernichtung von Akten über die Papierfabrik zunächst gestoppt. Der Landkreis prüft nun weitere Möglichkeiten für die Vernichtung von vertraulichen Akten. Die Kreisverwaltung bereitet auf eigene Initiative einen Bericht für die Landesdatenschutzbeauftragte vor.

Hintergrundinformationen

Der Landkreis legt großen Wert auf Datenschutz. Unter anderem werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit datenschutzrechtlichen Materialen sensibilisiert. Im Jahr 2015 wurde hierfür eine Sicherheitskampagne durchgeführt. Außerdem besteht ein festes Regelwerk über den Umgang mit Altakten, die einer datenschutzgerechten Entsorgung zugeführt werden müssen. Hierzu zählt zum Beispiel: Eine getrennte Entsorgung von Papierabfall und Papierdokumenten, die einer Vertraulichkeit oder dem Datenschutz unterliegen. Der datenschutzkonform zu entsorgende Papierabfall wird in verschlossenen Säcken in den dafür vorgesehenen Räumen zwischengelagert. Eine Datenschutzbeauftragte und ein IT-Sicherheitsbeauftragter überwachen sowohl die analogen als auch digitalen Prozesse in der Kreisverwaltung und verbessern diese gegebenenfalls. Die Datenschutzbeauftragte nimmt regelmäßig an Netzwerktreffen der Datenschutzbeauftragten in Südniedersachsen teil. Der Datenschutz wird den Empfehlungen der Landesdatenschutzbeauftragten, den Gesetzen und Verordnungen regelmäßig angepasst.

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